Secretária-Adjunta de Direção – Lisboa

Informações da vaga:
  • Período Integral
  • Lisboa
  • Salary: A combinar

globalpartner

Secretária-Adjunta Direção (m/f)

Lisboa, Portugal

Com mais de 20 anos de experiência em consultoria de recursos humanos, a Global Partner HR Solutions concilia a experiência em serviços de recrutamento e research especializado com o desenvolvimento e implementação de projetos transversais de Outplacement e Career Management.

Actualmente, a Global Partner HR Solutions posiciona-se como uma das consultoras com mais know-how na resposta e desenvolvimento de projetos de recursos humanos para o mercado nacional.

Enquadrado com um desses projetos pretendemos selecionar para um dos nossos clientes na área do ensino e formação, uma Secretária-Adjunta Direção.

As principais funções serão as de secretariar a equipa de Administração e ainda prestar apoio administrativo nos diversos processos desenvolvidos e tratados na área;

RESPONSABILIDADES:

Responsável pela marcação de reuniões, preparação das mesmas, elaboração dos dossiers e da documentação de apoio para as reuniões
Responsável pela gestão de agendas dos membros da equipa;
Responsável pela conceção e formalização de despachos normativos
Responsável pelo envio de convocatórias de forma sistematizada e eficiente
Responsável pela verificação da conformidade dos pedidos de despacho de nomeação de júris de mestrado e de doutoramento;
Responsável pela verificação de concursos de professores e de agregações, elaboração dos respetivos despachos;
Coordenar a devida articulação entre a Direção e os demais serviços centrais;
Verifica a conformidade dos pedidos de contratação e de colaboração docente;
Levantamento e tratamento de dados para efeitos estatísticos, internos ou externos;
Elaboração de cartas para entidades externas e internas (reports institucionais; cartas informativas e de resposta institucional);
Responsável por manter uma boa organização do arquivo, no âmbito dos assuntos e apoio ministrado;
Elaboração e gestão de mailing lists (envio de convites; convocatórias; despachos institucionais e outra informação relevante);
Responsável pela gestão da escala diária de trabalho dos motoristas afetos à Reitoria;
Apoio administrativo nas atividades afetas às relações internacionais geridas pela área;

REQUISITOS TÉCNICO | COMPORTAMENTAIS:

Licenciatura preferencialmente nas áreas sociais; de secretariado ou outra relevante para a função;
Experiência profissional mínima de 5 anos em áreas de gestão e apoio administrativo;
Experiência técnica comprovada na área de gestão e apoio administrativo;
Experiência na gestão de agendas e convocatórias
Experiência na formalização de despachos e documentos normativos
Capacidade para gerir projectos e processos de melhoria continua com a respetiva sistematização de fluxos/workflows e regras;
Domínio das ferramentas Microsoft Office;
Domínio escrito da língua inglesa como utilizador independente (nível mínimo B2, segundo o quadro de referência dos níveis linguísticos);
Preocupação constante na gestão eficiente dos recursos sem perder a desejada eficácia de concretização dos objetivos estabelecidos;
Experiência comprovada de trabalho em equipa e capacidade de gerir processos de forma autónoma;
Elevada capacidade de comunicação, oral e escrita;
Pensamento criativo / inovador e sentido crítico (na resolução de problemas e implementação de soluções);
Postura proactiva e resiliente e forte orientação para resultados;
Forte capacidade de análise, planeamento e organização;
Elevado sentido de responsabilidade e disponibilidade;
Forte maturidade e idoneidade;

Disponibilidade para eventuais deslocações e estadias (pontuais);
Disponibilidade imediata;

Basta clicar em "Candidatar-se à Vaga" para ter acesso ao e-mail ou link de cadastro. No Assunto do E-mail coloque o cargo desejado + vagasPortugal

Para se candidatar a esta vaga envie seus detalhes por e-mail para tiago.nora@globalpartner-hrs.pt

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